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【工作总结】“写材料大手笔是如何炼成”系列谈之一(照做必有提高)

提高文字表达能力,是职场必备基本功,绝非易事。如何使自己成为文字高手?这是一篇大文章,在道理和语言上难以说得很清。这里,笔者以自己从事文字工作的教训和体会,同大家交流5个问题。今天,先谈第一个问题——既找捷径更下苦功,首先解决好入门的问题。

怎样走入写材料之门,写作教程中明确了一些基本的程式和规范,但很少有靠学写作教材成为文字高手的,必须经过实践磨练。我个人归纳了从易到难的五种方法。

一是依照范文模仿。人的很多知识和本领是靠模仿获得的,比如说话、走路、书法、作画等等。在写材料上,模仿是最简捷、最有效的途径。材料的内容各有不同,不同单位的情况也不相同,但材料的框架、结构、层次、语言等,大致能有一种固定的模式。初学者可以采取拿来主义,“照葫芦画瓢”,进行仿制临摹。常用的材料,比如各种通知、报告、汇报、讲话、个人典型发言、单位经验介绍、致辞等,都应找几个范文,遇有同类材料,改头换面,把本单位的情况加进去,就是一篇好材料。

同类格式的材料模仿几次,就能熟中生巧,逐渐就会自己创造,形成自己的东西了。因此,初涉材料的同志,特别是遇到材料不知如何下笔的同志,要注意积累范文,装订起可以随时学习参考的几大本甚至几十本,这样,就不至于接到任务时,摸不到门、找不到路。收集范文,最好是本系统、本单位的,这样,针对性、实用性更强。

另外,大一点新华书店都有一些不同类型的写作范本,包括单位过去写得好的材料,大家可以买过来看一看。对这些质量高的范文,要注意认真学习研究,钻进去学,不能走马观花地浏览一遍算完,要深入学习人家是怎样把握主题的,是怎样提炼思想的,是怎样围绕中心展开论述的,是怎样站在领导的位置提出指导性意见的。学习范文要把自己摆进去,拿到一份材料,首先要想一想,如果自己起草这份材料应该怎样写,分几个部分、提什么观点,然后再看看人家是怎样把握的;看到一个大标题,首先要想一想,自己应如何论述这个观点,再比较人家论述的方式,看看孰优孰劣。

有机会时,要注意找起草材料的同志多聊聊天,请他们谈谈材料起草的思考过程,以及在起草材料时是如何把握的。自己在起草材料时,可先把相应的范文找出来,从标题、思想、语言、事例,到文风,都进行认真研究、仔细揣摩,时间长了,就能够提高思维层次,准确把握问题,再融入自己独到的认识、个性化的语言,写出的材料往往能给人耳目一新的感觉,甚至还能在原来范文的基础上更进一步有所超越。

不过要注意,作为公文初学者,学习借鉴范文进行仿写或改写,是可以理解的,也是允许的。但如果仅仅停留在这个阶段,每次动笔都靠模仿,不仿就不会写,那就成问题了。这好比小孩学步,开始时可以借助学步车走路,但长大后必须独立行走。

二是跟着高手学。每个单位都有相对来说的文字高手,初入文字之门的同志,要自觉把他们作为老师,要把他们写的材料作为学习的范文,要把跟着他们一起写材料作为实习课。要主动请缨,积极参与高手牵头的材料组,要抢着拉初稿,争着当主力,进入这种材料组的机会越多,学习的机会越多。在高手面前要敢于展示自己,大胆地提出自己的想法意见,推稿时要多动脑筋,多凑句子,一定不能当可有可无的配搭。既要向他们学习具体的方法、技巧,更要学习深层次的、思路性的东西。比如:怎样确定思想主题、怎样拟定标题、怎样组合铺排结构、怎样提炼观点、怎样抠思想、怎样把握语言风格、怎样运用资料等等。

分析问题的思路和方法立足点要高,写材料一定着眼大的背景,视野一定要很开阔,不能就事论事。

三是从积累资料中悟。巧妇难为无米之炊。有位历史学教授对学生说,如果你们能收集两万张卡片,你就可在史学界成为权威。鲁迅也说,无论什么事,如果继续收集资料之十年,总可成为一学者。《人民日报》原总编辑范敬宜说过:“积累好比储存在头脑里的火石,现实生活一接触它,就会发出耀眼的火花。如果没有积累,就引不起任何反应”。这些大师们的论述,充分说明积累材料的重要性。好的材料不是笔杆子写出来的,而是对手头和头脑中已有资料经过梳理、组合加工出来的,是丰厚素材积累的结晶。

现在有的同志接到任务后感到没啥可写的,其实就是手里没东西,需要的资料少。我们有些同志同时调进机关,一开始的基础和条件差不多,经过一年两年就拉开了距离,这其中很重要的,就是善于学习和借鉴“它山之石”。实践证明,这种办法最便利、也最有效。法国著名幻想小说家凡尔纳,一生共创作了100多部科学幻想小说,达800多万字,内容几乎遍及当时科学技术的各个领域。然而比他的创作本身,似乎更令人惊叹的是,在他死后,人们从他的书房里发现,他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。还发现,他为写《月球探险记》一书,查阅的资料竟来自500多册书。科学奇才,原来不奇。因此,我们学习写材料,必须从积累资料入手,积累的资料越多、资料越新,才有参考的依据、选择的余地、加丁的素材。只要积累几柜子、装订几本子、精选几盒子,并且善于利用,把死材料变成活的财富,悟得就深,提高得就快。在这方面,每一级机关都有做得好的同志,大家可以相互学习借鉴。

积累资料,好处是多方面的,而过程是艰苦的。因为积累不等于堆积,积累的资料不等于材料,积累多不等于知识多。实践中往往有这种情况,有的人看书不少,积累资料也不少,但工作起来,往往用不上,而有的人看书不多,积累资料也不多,却工作起来很管用,资料利用率很高。这说明,积累资料方法很重要,不在于多,而是要精、要管用。

我们每个同志要注意用好“两把刀”、“一支笔”。所谓两把刀:一把是“机械剪刀”,剪贴报刊资料;一把是“电子剪刀”,剪辑电子信息资料。所谓一支笔:就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法,摘录文电资料,记录会议讲话等。积累资料的决窍很多,比如多读伟人传、多看上级机关文件、多学本职业务知识和有关政策法规、多留心身边素材等。

总起来说就是三句话:要学会用少量时间看大量的书,用多种途径获取多种资料,用最快速度掌握最新信息。一个善于积累资料的人,应该达到“四有”,这就是:①脑中有目录。碰到问题时,能大致知道从哪里找到相应的参考资料;②手中有情况。至少建有上级精神摘记本、本单位情况汇集本和报刊资料剪贴本;③家中有书屋。置备一些必要的基本资料和工具书;④灵感有记录。随时随地记下自己的所见、所闻、所感,哪怕是突然萌发的思想火花和闪光语言,也不要轻易放过。只要这样坚持下去,数年之后,你就会获得许多有启发性的、甚至很有价值的东西。

积累资料的目的在于运用,但运用资料决非抄抄贴贴的事情,重复不是运用,拼凑不是运用,照搬也不是运用,而应创造性地运用资料。它是一个加工、提高的过程,至少包括两个方面:一方面,对现有的资料有深化;另一方面,对进行的丁作有推进。能否在占有资料的基础上,经自己的充实、思考和完善,推断出新的知识,创造出超人的成果,变为自己的东西,这是衡量运用资料质量的重要标志。简言之,创造性地运用材料就是:①直接引用;②加以改造;③开阔思路视野;④引发新的思考,提出更新、甚至相反的观点。

四是从“豆腐块”写起。有的同志对写“豆腐块”文章不屑一顾,甚至存在偏见,认为反映不出水平,只有写出“长文章”才有分量,方见功力。这实际上是一种误解。高品位的“豆腐块”、千字文,往往是数千言甚至上万言的凝练,能写短文章,不但是作者浓厚文字功底和严谨学风的体现,也是一个人的治学态度和做人态度的体现。做学问的最高境界是深入浅出。古今中外,不少流传千古的名篇,篇幅都不长,有的甚至是“豆腐块”。因此,千万别小看了“豆腐块”,真正要写好它,也是很不容易的。

刚从事公文写作的同志,最好先写一些简短的公文或其他小文章。比如,起草有关通知、请示、批复等难度不大的公文。一般说,经过一段时间的实践,基本能掌握其写作要领。接下来,开始写一些难度稍大些的信息、情况反映、会议纪要、计划、事迹材料等,并经过一两年的磨练摔打,打下较好的公文写作基础。在有了一定基础并站稳了脚跟后,便可以写工作报告、总结、意见、决定、领导讲话、典型经验等难度较大的公文材料了。总之,公文写作遵循“由小到大、由简到繁、由少到多、由粗到细”的规律,这是每个从事文字丁作的同志都必须经历的写作过程。

五是关键是下苦功夫练。写材料是一项非常艰苦的劳动,是一件苦差事,每写一份材料都像是一场“战斗”,心理都要经过一番折磨煎熬,体力都是一次大量消耗,没有一番敬业奉献、吃苦熬夜的精神,是练不出来、吃不了搞文字这碗饭的。如果吃不了这番苦,甚至不想吃这份苦,遇到材料能躲就躲,能推就推,虽然躲过了写材料的苦,却失去了写材料的得;虽然享受了几分舒服,却失去了提高的机遇,给自己履行职责、成长进步留下了永远的“软肋”。

有人说,业余时间是成才的桥梁。细想想,的确是那么回事。一个老老实实按部就班工作的同志,一天工作时间不超过五六个小时,而晚上从7点到11点又是4个小时,晚上熬一熬,一天变两天,一年变两年。如果不去熬正事,热衷于麻将扑克、吃喝应酬,这样时间一长,水平就“两极分化”了。我发现,大凡能经常在办公室加班熬夜的,水平提高就快,用不了多长时间就崭露头角,很快就会成为骨干,多数会被上级挖走。所以,只有品尝熬夜的艰辛,才会领略成功的喜悦。

写材料是一项实践性极强的活动,要有十年磨一剑、十年寒窗苦的耐力和静气,经过一次次起草、修改、过不了关、推倒重来的折磨,才能体会其中的真谛。光说不练就会眼高手低,越不写越不会写,有人说起来头头是道,拿起来却无从下手,就是说的多练的少;还有一种情况就是看的多练的少,整天抱着写作教程,就是不肯多写多练,这样,把教程背的滚瓜烂熟也写不出像样的东西来。一份材料精品,是积累的沉淀,思想的升华,其精华和功夫体现在谋篇布局、遣词造句的背后,没有执著坚定的追求,不经过千百次的磨练是学不到这种真功夫,达不到这种境界的。

有这样一名干部,刚到机关的那一年,文字水平不是太好,写一个大一点的材料很费劲,经常被领导改得面目全非。但是这名干部吃苦精神很强,工作勤奋敬业,始终永不放弃,一直与顽强拼搏相伴。由于他所在的部门材料多、任务重、要的急,他一年中有一半以上的业余时间是在加班加点中度过的,经常是没白天、没黑夜。可以说,每写好一个材料,他都要把平时的积累和储备统统搜刮出来,每个脑细胞都要充分调动起来,每完成一次写作任务都像打了一场硬仗那样辛苦。来到机关这些年,他不知熬了多少个通宵,不知在办公室住了多少夜,不知有多少次身体处于严重透支的尴尬境地,每次加班熬夜后,脸都是干黄干黄的,确实让人心疼和佩服。

有一次,为赶写一个材料,他从上午写到深夜三点多钟才完成,既困又累,骑上自行车恨不得马上赶到家睡上一觉。由于一路上还在想材料中一个观点写得到位不到位的事,上错了一层楼也不知道,掏出钥匙却怎么也打不开锁,急得满头大汗。突然整扇门开了,男主人以为是窃贼,瞪着眼睛、拿着木棍冲出来,在向这名干部打来的一刹那,发现是自己楼下邻居,举起的手又放了下来。问这名干部为什么半夜弄他家的门锁,这名机关干部赶紧解释:“上错楼了,对不起!”这件事还真有点后怕,要是当时男主人不认识这名干部,或提前一秒钟下手,后果就不堪设想了。

一份辛苦一份收获。经过这些年的艰苦磨炼,他的素质能力特别是文字写作水平提高很大,已经成为单位的主力和骨干,很受领导信任和器重,一有大的材料任务就想到他,进步上也给予充分的肯定,多次立功受奖。他在介绍工作经验体会时,说了这样一段话,听了以后很受启发,我觉得很有借鉴作用。他是这样说的:“写材料苦是苦,但话又说回来,如果尽挑轻活,力气是省了,学习提高的机会也错过了,文字能力永远提高不上去,在机关很难堂堂正正地站住脚,别人也会看不起你。如果什么高质量的材料都写不出来,领导老是不找你,时间长了你可能就没啥奔头了。相反,多挑重担、多写材料,就能多受锻炼,多得到提高。我的进步和成功是吃苦“吃”出来的,加班加点“熬”出来的,挑重担子“压”出来的,急任务给“逼”出来的。”

可以说,提高文字水平,确实不是一件容易的事,它需要付出艰辛的劳动,吃更多常人不能吃的苦,需要坚持不懈,顽强拼搏,甚至达到执著忘我的程度;有付出总会有收获,流下辛勤的汗水,肯定会得到丰硕的成果;素质能力的提高,必然伴随着艰苦和辛苦,成功从来都是苦藤上结出来的甜果。

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